Co je projektové řízení?
Projekt se od běžného provozu firmy liší tím, že má jasný začátek a konec. Může jít o zavedení nového systému, přípravu akce, vývoj produktu nebo jakýkoliv jiný jedinečný úkol s konkrétním výsledkem.
V praxi proto projekt nemůžete řídit „za chodu“ stejně jako rutinní práci. Potřebuje vlastní plán, rozhodovací body a člověka, který za výsledek nese odpovědnost. Právě zde se často láme úspěch začínajících projektových manažerů: projekt řídí pouze jako seznam úkolů, místo aby jej vnímali jako celek s jasnou strukturou.
Začněte jasným zadáním projektu
Než zapíšete první úkol do plánu, musí být jasné, čeho má projekt dosáhnout, do kdy a s jakými prostředky. Bez tohoto kroku se každá další fáze staví na nejistém základě.
Zadání projektu by mělo obsahovat
- Cíl – co konkrétně má být na konci hotové. Místo obecného „zlepšit proces“ definujte měřitelný výsledek.
- Termín – kdy má být projekt dokončen a které průběžné termíny jsou závazné.
- Rozpočet a zdroje – kolik peněz, času a lidí máte k dispozici.
- Hranice projektu – co do projektu nepatří, aby se jeho rozsah nekontrolovaně nerozrůstal. Tento jev se označuje jako scope creep.
Praktický tip: Zadání sepište na jednu stránku (Business Case) a nechte si ho potvrdit zadavatelem nebo vedením. Předejdete tím sporům o to, co mělo být skutečným výsledkem projektu.
Vytvořte plán a harmonogram projektu
Plánování projektu odpovídá na otázku, jak se z výchozího stavu dostanete k cíli. Nemusí vzniknout složitý dokument. U menších projektů často stačí přehledná tabulka úkolů, termínů a odpovědných osob.
Harmonogram projektu vytvoříte tak, že úkoly seřadíte podle jejich závislostí, přiřadíte jim realistické časové odhady a doplníte rezervu. Ta je důležitá zejména u prvního projektu: zkušenost s odhadováním přichází až s praxí a bez rezervy se zpoždění jednoho úkolu rychle promítne do celého termínu.
Pro vizualizaci může posloužit jednoduchý Ganttův diagram v tabulkovém procesoru nebo nástroji pro řízení úkolů. Cílem není dokonalý nástroj, ale srozumitelný přehled, díky kterému tým i zadavatel vidí, kde se projekt právě nachází.
Sestavte tým a rozdělte role
Projekt, ve kterém nikdo přesně neví, za co odpovídá, se pozná podle toho, že úkoly „propadávají mezi lidmi“. Každý předpokládá, že práci udělá někdo jiný. Proto u každého úkolu určete jednoho odpovědného člověka, i když na něm spolupracuje více členů týmu.
U malých projektů může jeden člověk zastávat více rolí. Vždy ale musí být jasné, kdo má poslední slovo, když je potřeba rychle rozhodnout.
