AI pro projektové manažery: méně administrativy, víc času na řízení projektu

Projekt vás zavalí rychleji, než ho stihnete řídit. Zadání je neúplné, úkoly zazní na schůzce bez jasného vlastníka, termín se posune a vy přepisujete zápis, registr rizik, report i e-mail týmu. Čas, který mohl jít do řízení projektu, jde do dokumentů.

Kurz ukazuje, jak z neúplných vstupů pomocí AI připravit provázaný projektový balíček: brief s otázkami k doplnění, zápis s úkoly, registr rizik, stavový report pro vedení a komunikaci změny pro tým. Pracujete na jednom projektovém případu v prostředí Microsoft 365.

Rozhoduje, jak AI zadáte. Plynulý text totiž rád doplní vlastníka úkolu nebo termín, který nikdo nepotvrdil. Naučíte se zachovat rozdíl mezi rozhodnutím, návrhem a otevřenou otázkou a předat otevřené otázky správnému člověku místo odhadu.

Předchozí kurz AI nepotřebujete. Cvičení vychází z připraveného přepisu schůzky, takže živá schůzka v Teams není podmínkou.

 

Proč tento kurz a ne jiný

Obecné AI kurzy učí psát prompty. Tenhle kurz sleduje jeden projekt od neúplného zadání po stavový report, tedy práci, která vám nejvíc ubírá čas na řízení.

Naše výhoda: licence Copilot Business přímo na kurzu. Pokud vaše firma používá Microsoft 365, vyzkoušíte si práci s Copilotem na licencích, které poskytujeme my, a naučíte se ho využít naplno ve Wordu, Excelu a Outlooku. Můžete tak ještě před nákupem licencí pro celý tým zjistit, co vám Copilot přinese v každodenní projektové práci.

• Jeden projektový případ. Od zadání přes zápis a rizika po reporting a změnu termínu, ve fiktivní firmě MORAVA Supply.
• Dohledatelnost. Každý údaj má zdroj a chybějící vlastníci a nepotvrzená rozhodnutí zůstávají viditelně označená.
• Nástroje, které už používáte. Copilot, Word, Excel a Outlook v Microsoft 365.
• Praxe místo přednášek. Z 360 minut výuky je 210 minut aktivní práce.
• Malá skupina. Nejvýše 12 osob na lektora.
• Kontrola jako součást zadání. Každý účastník doloží alespoň dvě vlastní kontroly a případné zásadní chyby opraví.

Přínos pro organizaci

Kurz pomáhá sjednotit přípravu projektových podkladů a jejich kontrolu. Projektový tým tráví méně času administrativou a víc koordinací. Výsledkem je:

• přehlednější projektové zadání,
• dohledatelné úkoly a otevřené otázky,
• strukturovaný registr rizik,
• konzistentní reporting po změně termínu,
• srozumitelnější komunikace v týmu a směrem k vedení.

Kurz je navržen pro projektové manažery a koordinátory, kteří mají víc administrativy, než kolik jim zbývá času na řízení projektu. Ocení ho zejména:

• projektoví manažeři a koordinátoři,
• vedoucí pracovních skupin,
• členové projektových a transformačních týmů,
• specialisté připravující zápisy a projektový reporting.

Program kurzu: zadání, zápisy, rizika a reporting

Hlavní cíl kurzu: z neúplného zadání a přepisu schůzky vytvoříte projektové podklady. Důraz je na rozsah, odpovědnosti, termíny a shodu mezi jednotlivými dokumenty.

AI v projektové práci

• vhodné úkoly pro AI, odpovědnost a citlivé podklady

Zadání a kontrola

• požadovaný výstup, zdroje a nejistoty

Brief a rozsah

• cíl, uživatelé, výstupy, omezení a rozhodnutí

Zápis, úkoly a rizika

• rozhodnutí, návrhy, odpovědnost a termín

Reporting a změna

• shrnutí stavu, odchylka, rozhodnutí a publikum

Obhajoba balíčku

• dohledatelnost a předání

Praktická aktivita. Připravíte brief modelového pilotu, vytěžíte úkoly ze schůzky a sestavíte registr rizik. Po změně termínu upravíte stavový report a komunikaci týmu. Chybějící vlastníky a nepotvrzená rozhodnutí necháte viditelně označené.

Výstup pro vás: projektový brief, úkolovník, registr rizik a stavový report s navazující komunikací.

Praktická pracovní sada a informace ke kurzu

V průběhu cvičení si připravíte sadu, kterou můžete dál upravit pro svou práci:

• projektový brief a otázky k doplnění,
• seznam úkolů s potvrzenými i chybějícími údaji,
• registr rizik s návrhy reakcí,
• stavový report pro vedení,
• návrh komunikace změny projektovému týmu.

Co si z kurzu odnesete konkrétně

Celý den pracujete na jednom projektovém případu a odejdete s balíčkem, který můžete použít jako vzor pro své projekty:

• Brief z neúplného zadání. Převedete zadání do přehledné struktury a rovnou získáte otázky, které je potřeba doptat.
• Zápis a úkoly bez domýšlení. Každý úkol má potvrzeného vlastníka a termín, nebo je viditelně označený jako chybějící.
• Registr rizik s návrhy reakcí, propojený s podklady projektu.
• Stavový report pro vedení se zdroji, takže víte, odkud který údaj pochází.
• Změnu termínu bez přepisování všeho. Upravíte report a komunikaci týmu a udržíte shodu s briefem a úkoly.
• Jasno, co AI jen navrhuje. Poznáte, kdy rozhodnutí musí udělat vy.

Po absolvování kurzu budete schopni:

• Převést neúplné zadání na brief a otázky k doplnění.
• Vytěžit úkoly a rozhodnutí bez domýšlení vlastníků a termínů.
• Vytvořit registr rizik a stavový report se zdroji.
• Připravit komunikaci změny s jasně odděleným návrhem a rozhodnutím.
• Udržet shodu mezi briefem, úkoly a stavovým reportem.
• Rozpoznat, kdy AI pouze navrhuje řešení, které čeká na vaše manažerské rozhodnutí.

Co se na kurzu AI pro projektové manažery naučím?

Naučíte se pomocí AI převést neúplné zadání na brief, vytěžit z přepisu schůzky úkoly a rozhodnutí, vytvořit registr rizik a stavový report a připravit komunikaci změny termínu.

Pomůže mi kurz ušetřit práci?

Kurz neslibuje konkrétní čísla, ale řeší to, co projektovým manažerům zabírá nejvíc času: přepisování zápisů, rizik, reportů a e-mailů po každé změně. Provázané podklady a jasně označené otevřené otázky vám ušetří opakovanou práci i dohledávání.

Jak zajistit, aby AI nevymyslela vlastníka úkolu nebo termín?

Naučíte se zadávat práci tak, aby AI rozlišila rozhodnutí, návrh a otevřenou otázku. Chybějící vlastníci a nepotvrzená rozhodnutí zůstanou viditelně označená a vy je předáte správnému člověku.

Potřebuji zkušenost s AI?

Ne. Předchozí absolvování AI kurzu není potřeba. Stačí základní zkušenost s koordinací práce a běžné ovládání dokumentu, e-mailu a tabulky.

Jaké nástroje se na kurzu používají?

Pracuje se v prostředí Microsoft 365 s Copilotem, Wordem, Excelem a Outlookem. Pokud vaše firma Microsoft 365 používá, vyzkoušíte si Copilot Business a zjistíte, jak ho využít naplno. Přístupy a potřebné funkce se ověřují před školením.

Musím mít živou schůzku v Teams?

Ne. Cvičení vychází z připraveného přepisu schůzky, takže živá schůzka není podmínkou výuky.

Pracuje se s reálnými daty mého projektu?

Ne. Celý kurz vychází z fiktivní firmy MORAVA Supply. Jména, obchodní data i výsledky jsou modelové podklady.

Kolik lidí je ve skupině a jak kurz probíhá?

Kurz trvá jeden den a probíhá prezenčně, nejvýše 12 osob na lektora. Z 360 minut výuky je 210 minut aktivní práce.

Jak se ověří, že jsem dovednosti zvládl?

Závěrečný výstup musí odpovídat zadání i podkladům, označovat neznámé údaje a být použitelný pro další krok. Každý účastník doloží alespoň dvě vlastní kontroly a případné zásadní chyby opraví.