Event Management od A do Z - Jak naplánovat a uspořádat event, na který se nezapomíná

Máte na starost organizaci eventů? Pak vás nejspíš nepřekvapí, že jde o jedno z nejvíce stresujících zaměstnání. Není divu – stačí opomenout jediný detail a všechno se může zhroutit jak domek z karet. S kvalitním know-how, důkladnou přípravou a neprůstřelným plánem tomu ale můžete zabránit. Přijďte si osvojit zásady event managementu a zjistěte, jak naplánované akce proměnit v nezapomenutelný zážitek pro všechny zúčastněné.

• HR a event manažerům (začínajícím i pokročilým)
• marketérům a PR specialistům
• majitelům firem a manažerům
• agenturám a freelancerům
• všem, kteří plánují a organizují akce různého druhu

Základ ideálního eventu

• Co dělá event nezapomenutelným
• Společný zážitek jako hlavní cíl
• Nejčastější chyby při plánování akcí

Rozpočet

• Jak sestavit realistický rozpočet
• Do čeho se vyplatí investovat a kde šetřit
• Jak vytěžit maximum z omezeného rozpočtu

Logistika a prostory

• Výběr místa (indoor/outdoor, netradiční lokace)
• Kapacita, parkování, toalety, šatny
• Uspořádání prostoru a trasy pohybu hostů
• Nepřízeň počasí a jiné krizové scénáře

Vizuál a atmosféra eventu

• Barva, téma a motiv akce
• Grafika: pozvánky, plakáty, program, QR kódy
• Roll-upy, bannery, branding
• Květinová a prostorová výzdoba
• Světla, stage, zvuk (den × noc)

Lidé, kteří tvoří event
Moderátor/ka

• Typy moderátorů
• Jak poznat riziko nudy
• Scénáře, příprava, timing

Vystupující

• Jak na výběr vystupujících a komunikaci s nimi

Hostesky a personál

• Proč je důležitější úsměv než krása
• Briefing před akcí
• Komunikace s hosty

Tvorba programu

• Tematické eventy (retro, sci-fi, firemní barvy…)
• Hudební, taneční a show programy
• Soutěže na míru a nenásilný teambuilding
• Kvízy, workshopy, interaktivní aktivity
• Program pro dospělé i rodiny s dětmi

Komunikace s účastníky eventu

• Před-eventová komunikace
• Save the date, pozvánky a potvrzení účasti – správné načasování
• Správné načasování informací
• Jak nastavit očekávání účastníků
• Připomínky a finální informace

Detaily, na které se často zapomíná

• Spolupráce se sponzory a partnery
• Správné pořadí vystoupení
• Kontrola jmen, titulů a hierarchie
• Načasování cateringu vs. programu
• Upomínkové dárky a rozloučení s hosty

• Naučíte se navrhnout a úspěšně realizovat profesionální event
• Zjistíte, jak předvídat a minimalizovat rizika
• Lépe porozumíte celému procesu, tvorbě rozpočtu i logistice
• Dozvíte se, jak pracovat s emocemi účastníků
• Naučíte se správně načasovat komunikaci s účastníky – kdy posílat save the date, pozvánky či potvrzení